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Digitale Protokolle in der WEG-Versammlung: Was ist rechtlich zulässig?

  • Autorenbild: Zeller & Partner | Real Estate
    Zeller & Partner | Real Estate
  • 3. Juli
  • 2 Min. Lesezeit

Warum die Form der Niederschrift mehr ist als reine Formalität?

In der Praxis häufen sich die Anfragen zur digitalen Erstellung von Niederschriften im Anschluss an Eigentümerversammlungen. Moderne Softwarelösungen versprechen Effizienz:

Das Protokoll wird direkt vor Ort auf einem Tablet erstellt, die Unterschriften erfolgen ebenfalls digital – meist durch bloße Nachbildung des Namens per Touchscreen. Was nach einem sinnvollen Schritt in Richtung Digitalisierung klingt, wirft jedoch eine entscheidende Frage auf: Ist diese digitale Form der Protokollerstellung überhaupt gesetzeskonform?


Die klare Antwort lautet: Nein. Der Gesetzgeber macht hier keinerlei Abstriche – die digitale Protokollführung allein genügt nicht. Die Anforderungen an die Form der Niederschrift sind in § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) eindeutig geregelt und lassen keine rein digitale Variante zu – zumindest nicht ohne qualifizierte elektronische Signatur.


Was schreibt das WEG vor?

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist über die gefassten Beschlüsse einer Eigentümerversammlung unverzüglich eine Niederschrift zu erstellen. Diese muss zwingend von drei Personen unterschrieben werden:

  1. dem Versammlungsvorsitzenden,

  2. einem Wohnungseigentümer oder

  3. dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter (sofern ein Beirat bestellt wurde).


Aus dem Wortlaut „ist zu unterschreiben“ ergibt sich eindeutig, dass die Schriftform im Sinne von § 126 BGB Anwendung findet.

Das bedeutet:

  • Die Niederschrift muss körperlich vorhanden sein, also in Papierform vorliegen, und

  • die Unterschriften müssen eigenhändig geleistet werden, also durch handschriftliche Namensunterschrift erfolgen.


Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt eine gesetzlich zugelassene Alternative: Die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Diese ist der Schriftform gleichgestellt – jedoch nur unter sehr engen Voraussetzungen:

  • Die Signatur muss auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen,

  • und mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden (z. B. Chipkarte mit PIN oder biometrische Verfahren).


Ein einfaches Signieren auf dem Tablet – etwa durch Handschrift-Nachbildung – erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt daher nicht als wirksame Unterschrift im Sinne des Gesetzes.


Was passiert bei Verstößen gegen die Schriftform?

Ein Verstoß gegen die vorgeschriebene Schriftform macht die in der Versammlung gefassten Beschlüsse nicht automatisch nichtig oder anfechtbar. Allerdings ist größte Vorsicht geboten:

  • Die Niederschrift verliert ihre gesetzliche Beweiskraft,

  • was in gerichtlichen Auseinandersetzungen nachteilige Folgen haben kann,

  • und im schlimmsten Fall prozessentscheidend sein könnte.


Gerade bei strittigen Themen – etwa bei Sanierungsbeschlüssen oder Sonderumlagen – kann eine mangelhafte Protokollierung zum entscheidenden Risikofaktor werden.


Unser Fazit: Digitale Effizienz ist kein Ersatz für gesetzliche Formvorgaben


So wünschenswert die Digitalisierung auch ist – beim Protokoll der Eigentümerversammlung führt kein Weg an der Papierform vorbei, es sei denn, es wird auf qualifizierte elektronische Signaturen umgestellt.


Als professionelle Hausverwaltung achten wir darauf, dass alle elektronischen Formerfordernisse gesetzeskonform eingehalten werden – zum Schutz der Gemeinschaft und zur Sicherung der Rechtswirksamkeit aller Beschlüsse.


Disclaimer:

Die in diesem Beitrag bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine rechtliche Beratung im Einzelfall dar. Trotz sorgfältiger Recherche und juristischer Prüfung durch unsere hausinterne Rechtsabteilung übernehmen wir keine Haftung für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der dargestellten Inhalte. Gesetzesänderungen, abweichende Einzelfallkonstellationen sowie gerichtliche Entscheidungen können eine abweichende rechtliche Bewertung erforderlich machen. Wir empfehlen daher ausdrücklich, bei konkreten rechtlichen Fragen oder Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Erstellung oder Form der Niederschrift einer Eigentümerversammlung, eine qualifizierte rechtliche Beratung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht in Anspruch zu nehmen.

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