Heizkostenabrechnung in Eigenregie: Eine Chance für Hausverwaltungen und WEGs

Die jährliche Heizkostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Nebenkostenabrechnung und oft mit externen Dienstleistern verbunden. Doch das muss nicht sein. Eine aktuelle rechtliche Prüfung bestätigt: Hausverwaltungen sind befugt, die Heizkostenabrechnung für ihre Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) selbst zu erstellen. Dies eröffnet neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung, erfordert jedoch ein klares Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Die rechtliche Grundlage: Selbstabrechnung als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung

Die Kernaussage der rechtlichen Prüfung ist eindeutig: Die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch die Hausverwaltung fällt unter die ordnungsgemäße Verwaltung gemäß § 27 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), sofern alle Vorgaben der Heizkostenverordnung strikt eingehalten werden.

Das bedeutet: Hausverwaltungen können diese Dienstleistung aktiv anbieten. Für diesen zusätzlichen Aufwand kann eine gesonderte Vergütung mit der WEG vereinbart werden. Wichtig ist hierbei, dass die Vergütung angemessen und ortsüblich ist, um rechtlich unangreifbar zu sein.

Der Weg zur Eigenabrechnung: Verträge mit Messdienstleistern richtig kündigen

Bevor Verwaltungen die Abrechnung selbst in die Hand nehmen können, müssen in der Regel bestehende Verträge mit Messdienstleistern beendet werden. Hier lauern Fallstricke, die es zu kennen gilt:

1. Vertragsart und Laufzeit unterscheiden:

• Mietverträge für Messgeräte (z. B. Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler) können lange Laufzeiten von bis zu zehn Jahren haben.

• Dienstleistungsverträge (Ablesung und Abrechnung) unterliegen seit dem 1. März 2022 strengeren, verbraucherfreundlichen Regelungen und dürfen eine maximale Laufzeit von zwei Jahren nicht überschreiten.

  
  

2. Die WEG als Verbraucher:

Ein entscheidender Punkt: Sobald auch nur ein Mitglied der WEG eine Privatperson und somit Verbraucher im Sinne des BGB ist, wird die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft als Verbraucher eingestuft. Dadurch greifen die Schutzvorschriften des § 309 Nr. 9 BGB.

Das bedeutet für die Kündigung von Dienstleistungsverträgen:

• Neuverträge (ab 01.03.2022): Diese sind spätestens nach zwei Jahren mit einer Frist von einem Monat kündbar.

• Altverträge (vor 01.03.2022): Auch Verträge mit längeren Laufzeiten können mit der vertraglich vereinbarten Frist zum jeweiligen Laufzeitende beendet werden.

• Automatische Verlängerung: Wird nicht gekündigt, verlängert sich der Vertrag in der Regel automatisch um ein weiteres Jahr.

  
  

Unsere Rolle als Verwalter: Handeln mit Absicherung

Als Verwaltung sind wir nach § 9a WEG im Außenverhältnis grundsätzlich befugt, Verträge im Namen der WEG zu kündigen. Doch Vorsicht: Im Innenverhältnis zur Gemeinschaft ist diese Befugnis eingeschränkt.

Die Kündigung eines Vertrags mit einer Abrechnungsfirma ist eine wesentliche Entscheidung, die über die alltäglichen Verwaltungsaufgaben hinausgeht. Nach § 27 WEG sind wir verpflichtet, solche Entscheidungen nur mit Zustimmung der Eigentümer zu treffen.

Die dringende Empfehlung lautet daher: Verwaltungen sollten sich vor der Kündigung eines Dienstleistervertrags zwingend einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft einholen. Handeln Sie ohne diesen Beschluss, riskieren Sie, Ihre Befugnisse zu überschreiten. Dies kann nicht nur zu einem Vertrauensverlust führen, sondern auch Haftungsansprüche nach sich ziehen.

Haftungsrisiken aktiv managen

Die finale Abwägung eines möglichen Haftungsrisikos liegt bei uns. Ein klassisches Szenario: Wir kündigen den Vertrag in Erwartung der Selbstabrechnung. Die WEG lehnt dies jedoch ab. Muss nun ein neuer Vertrag mit einem Messdienstleister geschlossen werden, der teurer ist als der alte, könnten wir für die Mehrkosten haftbar gemacht werden.

Ein vorheriger Beschluss der Eigentümergemeinschaft schützt vor diesem Risiko und schafft eine klare Vertrauens- und Entscheidungsgrundlage.